تقویت آداب معاشرت چت‌های کاری

اگر روز کاری شما شامل پیام دادن بین کارمندان از طریق یک پلتفرم ارتباطاتی مانند Slack و یا WhatsApp باشد، احتمالاً باید آداب معاشرت مناسب برای چت های کاری را در نظر داشته باشید. اگر مراقب نباشید خیلی زود افراد به شما به چشم یک فرد بی ملاحظه نگاه می کنند پس ما یک سری بایدها و نبایدهای مفید را برایتان جمع آوری کرده ایم.

چه تیم شما از Slack استفاده کند یا نرم افزارهای مشابه مانند، Teams, Hangouts, skype, zoom یا هر کدام از صدها نرم افزار دیگر، ما به شما میگوییم که چه کار باید بکنید و چه کار نباید بکنید تا آداب معاشرت چت کاریتان را تقویت و عالی کنید.

نباید: با بازی حدس بزن شروع کنید

وقتی به همکاری پیام می دهید که خیلی خوب نمی شناسید، این که با گفتن «سلام» شروع کنید می تواند خطرناک باشد به ویژه اگر صحبت دیگری همراهش نباشد یا کنارش ایموجی بفرستید. هیچکس دوست ندارد حدس بزند که شما ممکن است چه کار داشته باشید و اگر آنها سرشان شلوغ باشد و لازم باشد بعداً جواب دهند، باید دوباره آن مکالمه ی معذب کننده را از اول شروع کنند.

باید: وقتی مکالمه را آغاز می کنید واضح و هدفمند باشید

این کار هوشمندانه ای است که یک سری اطلاعات پایه در شروع ارائه دهید: مثلاً از فلان موضوع چه خبر؟ همچنین در نظر داشته باشید که به هر کسی که پیام می دهید احتمالاً کارهای زیاد دیگری دارد و پیام شما ممکن  است اولویت اول آنها نباشد. (اگر در حقیقت پیام شما خیلی مهم است، باید دلیل آن را واضح کنید و این کار را خیلی سریع هم انجام دهید.)

در غیر این صورت یک شروع ساده را در نظر داشته و خودتان توضیح دهید: «هی وقت داری که در مورد موضوع پیش رو؛ فکر و نظری بدهی؟»

نباید: بلند بلند فکر کنید، هر بار یک خط

یک ایده دارم – سکوت – اگر فلان اتفاق همینطور ادامه داشت – سکوت – دیگر دارد تکراری می شود – سکوت – خیلی سریع – سکوت!

یک نباید دیگر: پیامی به بلندی یک فصل کتاب بفرستید.

این برعکس موضوع قبلی است- گیرنده یک پیام حماسی و پراکنده دریافت می کند که چشم را خسته می کند و وقتی به دستشان میرسد باعث سکته ی قلبی آنها می شود. تنها خواندن این پیام ممکن است به یک فنجان قهوه ی اضافی نیاز داشته باشد و درک معنای آن، خب، ممکن است خیلی طول بکشد؛ و وقتی منتظر می شوید تا یک نفر همچین پیام طولانی بنویسد دیدن نقطه ها و تا ابد منتظر بودن هم چندان جالب نیست.

باید: سعی کنید یک تعادل بین طول و حجم پیام برقرار کنید.

چند راه برای انجام این کار وجود دارد. اگر افکار شما پراکنده است چند دقیقه وقت بگذارید تا آنها را جمع و جور کنید و بفهمید می خواهید از این مکالمه به چه چیزی برسید و سپس متعاقباً آن را سازماندهی کنید.

اگر مشکل برعکس دارید، افکارتان را به بخش های کوچک تقسیم کنید. ارسالِ بخش به بخش ایده هایتان به گیرنده این شانس را می دهد تا پاسخ بدهد و سوال بپرسد که ممکن است شما را از پیشرفت من آگاه کند؛ و این کار می تواند برخی از مشکلات فوق الذکر را برطرف نماید.

و به یاد داشته باشید ابزارهای مانند پیامرسان ها برای همه ی موقعیت ها خوب نیستند گاهی گزینه های دیگری مانند یک مکالمه ی تلفنی یا یک متن نوشته شده بسیار کاربردی تر هستند.

نباید: فراموش کنید دارید با چه کسی حرف می زنید

در محیطی مانند Slack  جایی که یک جمله ی ساده ی «خواهش می کنم.» ممکن است برای یک همکار به صورت یک ایموجی با عینک آفتابی ارسال شود، خیلی راحت است که ناآگاهانه با افرادی که واقعاً نمی شناسید صمیمی شوید. فقط به جز مواقعی که شما و رئیستان یک رابطه ی بسیار صمیمانه دارید، بهتر است قبل از فرستادن GIF سیمپسون ها کمی تجدید نظر کنید.

باید: در چت کاری مخاطبان را در نظر بگیرید

متن بالا نه تنها در مورد آداب معاشرت بلکه در مورد زبان مخصوصِ این کار هم صدق می کند، همه به مدل حرف زدنِ شما آشنا نیستند. برای مثال یک تهیه کننده ی پادکستِ همکار ممکن است وقتی شما می گویید «ه.ا جلسه را تعلیق کن» بفهمد که منظورتان چیست اما این پیام ممکن است برای عضوی از تیمتان که کمی غریبه تر است نامفهوم باشد. بهتر است فقط بگوییم که تقریباً ویرایش قسمت را تمام کرده اید.

همیشه ممکن است عادت های چت کاری به عادت های مکالمات خارج از کاری تبدیل شود که نتایج خوبی به همراه ندارد. برای مثال شریک شما نمی خواهد از طریق پیام به او گفته شود که در مورد برنامه ی شام بعداً صحبت می کنیم یا بین غذای هندی یا پیتزا شک دارید.

به همین دلیل، چیزی که قرار است بگویید و به کسی که قرار است بگویید را چند بار قبل از زدن دکمه ی ارسال چک کنید. وقتی این رفتار با گذر زمان در شما نهادینه شد، می تواند از خیلی موقعیت های معذب کننده جلوگیری کند.

بایدِ نهایی، مهم، جامع: تا آنجا که ممکن است همدلانه بنویسید.

هدف از هر چیزی که نوشته می شود این است که کسی آن را بخواند و درک کند و بهترین کار در نوشتن این است که تلاش کنید این روند را هر چقدر که می توانید برای خواننده ساده تر کنید. در اینجا، کلیدِ موفقیت، همدلی است و چه وقتی که یک رمان می نویسید یا یک برچسب هشدار یا یک پیام فروتنانه در اسلک، لازم است بدانید این متن بر شخصی که آن را می خواند چه تاثیری خواهد داشت.

اگر فکر می کنید چیزی که می گویید بی ادبانه و طاقت فرسا است یا درک آن سخت است، این یک نشانه ی قدرتمند از این موضوع است که تجدید نظر باید انجام شود.